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结构训练师:找出那些干扰你工作的「时间小偷」

发表于 2020-07-30 | 收藏366 |
结构训练师:找出那些干扰你工作的「时间小偷」

文/结构训练师 大卫·史迪宏

我常要求课程学员跟我一起做一种练习,找出那些干扰工作的杂务,这些杂务让他们一整天丧失工作节奏、宝贵时间,也造成他们分心旁骛,有些人称之为「时间小偷」。

勇敢拒绝「时间小偷」

虽然大家都是多年的工作团队,周五休息时间一起喝咖啡闲聊也很愉快,但来自同事的干扰可是不少人的共同烦恼。有时候正在进行困难又急迫的任务时,突然有同事冲进来很快地问个问题,我们就得暂时停下,从精神高度集中的状态离开回答问题,我们都希望能帮得上忙,因为下一次很可能是我们有求于同事啊。但也经常因此失去原本的专注,最糟糕的时候甚至还要耗费一段时间才能回到正轨。

网际网路刚开始的时候,论坛上有各式各样的主题讨论区。当时这些论坛的管理员却碰上一个问题:有些新加入论坛的使用者,常常会提出以前早就被问过的问题。因为时常碰到一大堆这样的问题,所以最后就彙整出 「常见问题」(FAQ,Frequently Asked Questions)的概念。管理员只要把这些重複问题的答案寄给所有用户,就不必再逐个回答那些重複出现的问题。

而公司里一些会打扰你工作的问题,也不一定需要你亲自回答。要是你把一些常见问题和答案彙整成一份档案,同事们读取档案就能快速获得解答,大家就不必刻意去找你。 你不会像过去那样常常受到打扰,现在看到同事过来你的办公室,也会觉得心情愉快一些。

结构训练师:找出那些干扰你工作的「时间小偷」创造自己的「常见问题集」

□ 打开一个新文件档案,写下你经常被问到的问题和答案 ,例如「问题:⋯⋯」以及「解答:⋯⋯」。儘量写得简明易读,至于编排格式就不必太在意,你随时都可以进行修改和调整。

这些也不限于你经常遇到的问题,包括同事需要做的或是你交付他们的特定任务都可以收罗在内。

其他诸如你希望某事该怎幺做,或是关于某些问题和状况可以找谁解答等,都可以写在里面。要是你现在怎幺也想不出有什幺问题可以写,也算是有所进展,反正你一定会碰上一些适合添加到「常见问题集」的事情。

□ 把这份「常见问题集」存放在使用者容易取用的位置。

你的公司如果有分享文件的共用伺服器,即可把它存放在那里。要是你有一套文件管理系统,也可以把它存放在明显的位置,或是考虑存放在你的 Dropbox 帐号、Box.com 云端伺服器或其他云端储存服务系统。重要的是,你随时都可以轻鬆地进行修改或更新,不会有多少麻烦。

□ 这份「常见问题集」,至少要跟一位以上的同事说,而且把档案存放连结寄给他们,当大家有疑问时可以自己去查询。

□ 想到新的问题,就随时添加修改「常见问题集」档案。

结构训练师:找出那些干扰你工作的「时间小偷」工作不再被打扰

这样做了之后,就能累积成一个装满资讯和知识的资料库。你的同事,也许还有你的客户都能迅速地找到问题的解答,而你也可以不被打扰的努力工作。

如果你对某些事情不确定或忘记之前自己是怎幺处理,这份「常见问题集」也能给你提示和答案。如果你还是收到常见问题的询问,可以直接剪贴你的答案做为回应,也许这样还不算是完全自动化,不过也够方便了!

给自己奖励

要是做好一份「常见问题集」,并且至少让一个人知道,就可以用决定好的办法奖励自己。请享用!你已经为轻鬆、愉快的生活又迈出一步。

 

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